- A viagem que parece simples
- O almoço compartilhado
- Quando o colega local paga
- Quando Camila paga no exterior
- O detalhe que muita gente erra: funcionária ou administradora
- O que o sistema de despesas precisa entender
- A viagem é trivial. A despesa não é.
Camila é analista de processos em uma empresa brasileira de grande porte, com operação em vários países da América Latina. Em uma semana de maio ela faz uma viagem de trabalho a três unidades da própria empresa: Buenos Aires, Cidade do México e Lima, com o objetivo de alinhar procedimentos com as equipes locais. É uma viagem comum, do tipo que acontece toda semana em empresas com operação regional.
As despesas que essa viagem gera também parecem comuns, à primeira vista. Passagem, hotel, transporte local, refeições. Camila vai pagar parte com o cartão corporativo, parte será reembolsada. Tudo entra no sistema de gestão de despesas da empresa, o mesmo que os colegas de Buenos Aires, Cidade do México e Lima também usam.
Porém, a simplicidade é só aparente. Cada despesa dessa viagem passa por um caminho fiscal diferente, dependendo de onde foi feita, em que moeda, com que documento, e principalmente de quem pagou. O que parece uma rotina de reembolso é, na verdade, uma operação que cruza três regimes tributários estrangeiros e volta para ser tratada no Brasil.
A viagem que parece simples
Começando pelo óbvio. Camila parte de São Paulo. A passagem aérea internacional, reservada no Brasil pela agência de viagens da filial brasileira, será paga com o cartão CTA Visa corporativo. O hotel em Buenos Aires, também reservado pela mesma agência, será faturado. Tanto o CTA quanto o hotel faturado serão integrados automaticamente ao sistema de gestão de despesas. Até aqui nada de extraordinário, pois todo sistema de gestão de despesas voltado a empresas entreprise tem esse tipo de funcionalidade.
A complexidade começa quando Camila se encontra com os colegas locais. Porque os colegas de Buenos Aires, Cidade do México e Lima não trabalham para a matriz brasileira. Trabalham para as unidades locais da mesma empresa, que são pessoas jurídicas próprias, em jurisdições próprias, com contabilidade própria. Eles usam o mesmo sistema de gestão de despesas que a Camila, mas as despesas deles pertencem a outra entidade, sob outras regras.
Quando Camila e um colega local fazem uma refeição de trabalho juntos, a conta pode ser paga por qualquer um dos dois. E é aí que a mesma cena, dois funcionários da mesma empresa almoçando, se desdobra em dois tratamentos fiscais completamente distintos.
O almoço compartilhado
Em Buenos Aires, no primeiro dia, Camila e o colega argentino fecham o alinhamento com um asado. Em Lima, no terceiro dia, ela e a colega peruana discutem o cronograma diante de um ceviche. Na Cidade do México, no quinto dia, a conversa final acontece com tacos à mesa.
Três refeições de trabalho, três pratos típicos, três países. Em cada uma, alguém paga a conta. Às vezes é o colega local às vezes Camila. Essa escolha aparentemente banal, de quem paga a conta, determina em qual país a despesa nasce, qual documento fiscal a sustenta, em qual moeda ela é registrada, e em qual contabilidade ela termina.
Vale olhar os dois caminhos.
Quando o colega local paga
No asado de Buenos Aires, o colega argentino paga. Para ele, a despesa é local em todos os sentidos. O restaurante emite uma factura electrónica no padrão da autoridade fiscal local, em pesos argentinos. Esse gasto entra na prestação de contas do colega, no sistema de gestão de despesas, mas pertence à unidade argentina. É a contabilidade argentina que vai tratá-la, segundo as regras argentinas de dedutibilidade e de crédito do imposto local sobre valor agregado.
Camila, que participou da refeição, não tem nada a fazer com essa despesa do ponto de vista fiscal. Ela não pagou, não vai pedir reembolso e não vai lançar na contabilização brasileira. Para a matriz brasileira esse asado simplesmente não existe como despesa. Existe como uma linha na operação argentina.
O mesmo vale se a colega peruana paga o ceviche, ou se o colega mexicano paga os tacos. A despesa nasce e permanece local. O sistema de despesas precisa reconhecer isso: a despesa do funcionário local é da entidade local, mesmo quando um funcionário de outro país participou da refeição.
Quando Camila paga no exterior
Agora inverta. Em Lima, é Camila quem paga o ceviche dos dois. Aqui a despesa muda de natureza por completo.
Camila é funcionária da matriz brasileira. A despesa que ela faz no Peru, ainda que paga em soles a um restaurante peruano com documento peruano, é uma despesa da empresa brasileira, feita por uma funcionária brasileira em viagem a serviço e que será contabilizada no Brasil.
Nesse retorno, três questões se abrem.
1. O câmbio e o IOF. A despesa foi em soles, mas a contabilização é em reais. Como Camila pagou com o cartão corporativo brasileiro, a conversão para reais acontece no momento da despesa. O sistema do cartão converte de soles para dólar e de dólar para real pela cotação do dia, conforme as regras do Banco Central. O valor já chega à fatura em reais, e o passivo da empresa com a operadora do cartão fica em reais desde o início. Soma-se ao valor convertido o Imposto sobre Operações Financeiras sobre operações em moeda estrangeira, hoje em 3,50%, destacado no extrato.
A conversão automática pelo cartão simplifica o caso da viagem rotineira. A variação cambial aparece em outros caminhos: reembolso de despesa paga do bolso da funcionária, quando a cotação se move entre a data do gasto e a data do reembolso; adiantamentos em moeda estrangeira; pagamentos diretos no exterior fora do cartão corporativo. Nessas hipóteses, a variação cambial tem tratamento contábil próprio e é dedutível na apuração do lucro real, com a empresa podendo optar entre regime de caixa ou de competência para reconhecê-la. Para uma refeição, o valor é pequeno. Multiplicado por dezenas de funcionários em diferentes situações ao longo de um ano, deixa de ser desprezível.
2. Dedutibilidade. A refeição de Camila no Peru é dedutível na apuração do IRPJ e da CSLL da empresa brasileira (Lucro Real)? A regra geral é que despesas de viagem de funcionários, vinculadas à atividade da empresa e comprovadas por documento hábil, são dedutíveis (art. 311 RIR/2018). O documento peruano serve como comprovação da despesa para esse fim. Ou seja, sim, é dedutível, desde que a finalidade de negócio esteja documentada e a despesa seja compatível.
3. Crédito de CBS e IBS. Aqui a resposta muda. O crédito da reforma tributária do consumo pressupõe um documento fiscal eletrônico brasileiro e uma operação tributada no Brasil. A refeição de Camila foi consumida no Peru, paga a um estabelecimento peruano, com tributo peruano embutido (o IGV local) e documento peruano. Não há CBS nem IBS nessa operação, logo não há crédito de CBS nem IBS a apropriar no Brasil. A despesa é dedutível para fins de IRPJ e CSLL, mas não gera crédito da reforma tributária. São duas dimensões fiscais distintas, e tratá-las como a mesma coisa leva a erro de apuração.
O detalhe que muita gente erra: funcionária ou administradora
Há uma camada a mais, e ela depende de quem é Camila dentro da empresa.
A legislação brasileira trata de forma diferente a alimentação de funcionários e a de sócios, acionistas e administradores. A refeição de um funcionário em viagem a serviço da empresa é dedutível na apuração do lucro real, quando comprovada a necessidade pela atividade da empresa. A refeição de um sócio, acionista ou administrador, ainda que em viagem a serviço, é considerada indedutível (art. 13, IV, Lei 9.249/1995), mesmo quando a viagem é legítima e o gasto é compatível com o nível da função. A única exceção legal é a alimentação fornecida pela empresa indistintamente a todos os funcionários, que segue dedutível (art. 13, §1º, Lei 9.249/1995).
Camila é analista de processos, e funcionária. Seu ceviche em Lima é dedutível. Se quem estivesse fazendo essa mesma viagem, com essa mesma refeição, fosse um diretor estatutário ou um sócio da empresa, a mesma despesa, no mesmo restaurante, pelo mesmo valor, seria indedutível.
Isso significa que o sistema de gestão de despesas não pode tratar uma refeição apenas como “refeição”. Ele precisa saber o vínculo de quem gastou. Cargo, natureza do vínculo societário, papel na empresa. A mesma categoria de despesa muda de tratamento fiscal conforme quem a realizou. Um sistema que ignora essa distinção classifica como dedutível o que a Receita vai glosar, e a empresa descobre o erro tarde, só na fiscalização.
O que o sistema de despesas precisa entender
Recapitule o que uma única viagem de uma única funcionária, em uma única semana, exigiu de tratamento. O sistema precisou saber:
- Em que país cada despesa foi feita, porque isso determina a jurisdição.
- Quem pagou, porque isso determina a qual entidade a despesa pertence, a brasileira ou a local.
- A moeda, porque isso determina a conversão.
- A data, porque isso determina a taxa de câmbio e a eventual variação cambial em reembolsos e adiantamentos.
- O tipo de documento fiscal, porque isso determina a comprovação e o crédito.
- O cargo de quem gastou, porque isso determina a dedutibilidade.
- E por fim precisou saber em qual contabilização a despesa entra, porque a mesma viagem alimenta a contabilidade brasileira em algumas linhas e a contabilidade argentina, mexicana ou peruana em outras.
Para uma empresa que opera em vários países da América Latina, isso não é o caso excepcional. É o caso de toda semana, de toda viagem, de todo almoço de trabalho compartilhado entre um funcionário da matriz e um funcionário de uma unidade local. A complexidade que a viagem de Camila revelou se multiplica por dezenas de funcionários, dezenas de viagens, centenas de despesas por mês.
Uma planilha não dá conta disso. Um sistema de gestão de despesas desenhado apenas para a realidade de um único país também não. O que dá conta é um sistema que entende as duas pontas: a do funcionário brasileiro que gasta no exterior e traz a despesa de volta, e a do funcionário local que gasta em casa e mantém a despesa na jurisdição dele. As duas pontas, no mesmo sistema, sem que uma contamine a outra.
A viagem é trivial. A despesa não é.
Camila volta de Lima na sexta-feira. Para ela, a viagem foi um conjunto de reuniões de alinhamento, três refeições de trabalho agradáveis e um relatório de despesas a preencher. Do ponto de vista dela, a viagem é trivial.
Do ponto de vista da gestão financeira da empresa, cada uma daquelas despesas carregou consigo uma pergunta sobre país, moeda, documento, câmbio, dedutibilidade, crédito tributário e vínculo de quem gastou. Nenhuma dessas perguntas é difícil isoladamente. A dificuldade está no volume, na repetição, e na facilidade com que um detalhe escapa quando a operação se espalha por vários países.
Empresas brasileiras que operam na América Latina convivem com isso o tempo todo. A diferença entre fazer isso bem e fazer isso mal não aparece na viagem. Aparece no fechamento do mês, na apuração do crédito tributário, e na fiscalização que vem depois. É lá que se descobre se a operação tratou cada asado, cada ceviche e cada taco pelo que eles realmente eram do ponto de vista fiscal, ou se tratou todos como se fossem a mesma coisa.
